EROL AKGÜL SERBEST
MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİR
PERSONEL ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN BELGELER
4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen bir diğer ve çok önemli düzenlemede İşçi özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, işveren veya işveren vekiline yasa gereği idari para cezası verilmektedir. 2006 yılı itibariyle 784.-YTL idari para cezası söz konusudur.
Personel özlük dosyaları çalışan personelim takibi açısından öneme taşımaktadır. Personelin sicilinin ortaya oluşturulması, görevlendirme ve ücretinin belirlenmesinde etkili olacaktır. Dosyada bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da artacaktır.
Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere yer verilmiştir. Ancak yasal hükümler ve personel departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda Bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması gereken evraklar:
- Adet vesikalık fotoğraf
- Sağlık Raporu
- İkametgah İlmühaberi
- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
- Adli Sicil Kaydı
- Diploma fotokopisi
- Sigorta Kartı fotokopisi (Önlü-arkalı)
- Tasarrufu Teşvik Kartı fotokopisi
- Daha önce sigortalı olarak çalışılan iş yerlerinde Tasarruf Kesintisi yapılmış ise yapılan
- kesintiyi gösterir "İşyeri Değişikliğinde Düzenlenecek Tasarrufu Teşvik Bildirim Belgesi"
- Yıl içinde ödenen kümü latif Vergi Matrahı ve Gelir Vergisi tutarı
- Vergi Numarası
- Kan Grubu Kartı
- Evli Personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (Eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri)
- Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler
- Varsa daha önceki işyerinden alınan bonservis
- İş Başvuru formu, Referansları ve CV" si
- İş Kanunu gereği hizmet akdi
- Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor.
- Özel indirim dilekçesi,
- Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
- Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,
- Sakat işçi için İş Kur müracaat kayıt evrakı,
- Eski hükümlü ise İş Kur müracaat kayıt evrakı,
- Terör mağduru ise İş Kur müracaat kayıt evrakı,
- Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
- Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,
- Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
- Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
- Sözleşmesi iş kanununun 17 ve 29. maddesine göre fesh edilen işçiye; aynı nitelikte personel ihtiyacı durumunda gönderilen davet yazısı,
- İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı ve tutanaklar,
- İşten ayrılan işçi için İş Kur"a verilen İşten Ayrılma Bildirgesi (İAB)
- Çalışanlara ait kimlik bildirim belgesi (Form2) - ( En yakın mülki Amirliğe verilmek üzere)
- İşçi bildirim belgesi (Ek1- Ek2)
- İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar, bulunmalıdır.